Tarefas Realizadas pelo Setor de Patrimônio
A análise do patrimônio é o exame de cada parte dos bens patrimoniais para conhecer sua natureza, funções e relações com os diferentes estágios da produção. As grandes empresas criam para esta tarefa um setor específico; já as de pequeno porte costumam contratar uma consultoria para orientar essa análise, feita em geral em épocas de reestruturação da organização interna.
A análise patrimonial tem como funções:
• Coordenar, orientar e fiscalizaro cadastro dos bens patrimoniais.
• Avaliar a necessidade de novos equipamentos, evitando a compra dos que são desnecessários ou pouco adequados à produção.
• Planejar a distribuição dos equipamentos dentro da empresa.
• Supervisionar e controlar a manutenção e o conserto dos bens.
Controle patrimonial
A administração do patrimônio é responsável pela compra, movimentação e baixa de bens e equipamentos.
• Compra. O funcionário encarregado do controle patrimonial recebe a nota fiscal e anota o número do bem dentro do patrimônio, sua localização e o complemento da descrição. Ele abre uma ficha (ou cadastra o item no sistema do computador) e encaminha o bem ao setor que o requisitou.
• Movimentação. O encarregado registra o caminho percorrido pelo bem fora ou dentro da empresa em formulário próprio.
• Baixa. Quando se dá a baixa, o bem deixa de pertencer ao patrimônio da empresa ou organização. Por isso, deve haver uma baixa física (responsabilidade do controle patrimonial) e também, ao mesmo tempo, uma baixa contábil, feita pela contabilidade.
Quando a baixa acontece por venda, o funcionário deve pedir a aprovação da diretoria responsável pelo bem e, em seguida,fazer um parecer sobre a venda e o envio de cartas-propostas com o valor mínimo pedido pelo bem. A baixa também pode ser por doação e, nesse caso, a empresa vai beneficiar a instituição à qual o bem foi doado e também a si mesma, pois assim ela reduz o problema do espaço físico e fica isenta do recolhimento de impostos. O encarregado do controle também precisa registrar em documento essa doação.
Quando a baixa se dá por roubo, o controle patrimonial deve propor a formação de uma comissão interna para apurar responsabilidades ou comprovar seu desaparecimento. Se o roubo for confirmado, o controle deve também providenciar o registro da ocorrência policial.
Mas a baixa pode ocorrer ainda quando um bem fica obsoleto, estraga ou fica sem condições de ser usado ou de ser restaurado, seja por não ter cobertura por parte do seguro ou por não ter mais utilidade para a empresa. Nesse caso, deve-se fazer um dossiê com a relação dos bens obsoletos e o laudo técnico da baixa.
Na maioria das instituições, os responsáveis pelo patrimônio devem fazer um inventário pelo menos uma vez por ano. Inventariar,neste caso, significa verificar,com base na relação de todo o patrimônio da empresa, se cada bem continua no setor a que foi destinado e quais as suas condições de conservação. Quando um bem não é encontrado, o responsável pelo patrimônio deve buscar informações sobre uma possível movimentação que não tenha sido comunicada. Quando o inventário detecta um bem com defeito, o setor que o utiliza deve ser comunicado sobre a necessidade de retirá-lo de uso para conserto.
Finalmente, os responsáveis pelo patrimônio devem conscientizar toda a organização de que cuidar do patrimônio.
